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Übernehmen Alexa und Siri bald die HR Verwaltung?

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Übernehmen Alexa und Siri bald die HR Verwaltung?

Übernehmen Alexa und Siri bald die HR-Verwaltung?

Gisbert Schadek, Vorstand der Entgelt und Rente AG, stellte im Rahmen des traditionellen 
E & R Infotags seine Visionen zur digitalen HR-Verwaltung vor. Im Rahmen der Veranstaltung wurde aber nicht nur über die Zukunft philosophiert, sondern auch aktuelle Digitalisierungsprojekte vorgestellt.

„Grundlage für den Einsatz künstlicher Intelligenz bei der HR-Administration ist der digitale Arbeitsvertrag, in dem alle Vertragsparameter hinterlegt werden“, erläuterte Gisbert Schadek die Produktstrategie der Entgelt und Rente AG. „Dreh- und Angelpunkt für die Administration in unserem Geschäftsfeld ist immer noch ein Arbeitsvertrag, der Grundlage für die Ansprüche ist, die ein Mitarbeiter gegenüber seinem Arbeitgeber hat und umgekehrt. Dieser Vertrag wird von den meisten Arbeitgebern noch wie eh und je analog erstellt. Die höchste Form der Digitalisierung ist das Einscannen als PDF und die Ablage in einer digitalen Personalakte.“

Daraus folgt, dass zur korrekten Umsetzung des Vertrages alle Regelungsinhalte des Arbeitsvertrages aber immer noch von einem Sachkundigen zunächst gelesen, dann bewertet und am Ende die richtigen Handlungen daraus abgeleitet und angewiesen werden müssen. In der Regel entstehen aus dem Vertrag Eingaben in mehreren Verwaltungssystemen. Das wichtigste Programm ist das Entgeltabrechnungsprogramm, daneben stehen oft zusätzliche Programme/Listen etwa zur Abwicklung der Urlaubs- und Zeitverwaltung, Stellenplanverwaltung, Talentmanagement etc. Die weitere Aufgabe besteht jetzt nur noch darin, die Parameter zu digitalisieren und die Regelungsmechanismen („Arbeitsvertragsrechner“) zu programmieren. „Dann sagen Sie nur noch: „Siri / Alexa, erhöhe alle Gehälter, die angepasst werden müssen“, so Schadek.

BAV- Digitalisierungsprojekt der pronova BKK

Aber auch ohne den Einsatz künstlicher Intelligenz kann die HR-Verwaltung bereits jetzt vereinfacht werden. Herr Gusinde, Teamleiter Personalverwaltung bei der pronova BKK und selbständiger Rentenberater, stellte vor, welche Möglichkeiten die Digitalisierung der bAV-Verwaltung sich alleine im Bereich Dokumentenverwaltung bietet. Er berichtete über das Digitalisierungsprojekt der pronova BKK. Anhand von Fotos zeigte er anschaulich den Status Quo vor der Digitalisierung, nämlich Papierstapel und Kartons voller Versicherungsnachweise. Nach dem Digitalisierungsprojekt sind die Kartons bei der pronova BKK verschwunden. Die Versicherungsnachweise werden jetzt nämlich von der Entgelt und Rente AG eingescannt, dabei werden auch die Werte aus den Dokumenten heraus gelesen. Die pronova BKK kann die Nachweise also im Rentenmanagerportal und die Versicherungswerte in tabellarischer Darstellung abrufen und auch für die versorgungsberechtigten Mitarbeiter freischalten. Diese erhalten eine E-Mail und haben im eigenen Mitarbeiter-Account jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf ihre Daten und Dokumente.

Gesetzliche Änderungen zum Jahreswechsel 2018/2019

Die für die bAV-Verwaltung und Entgeltabrechnung maßgeblichen gesetzlichen Änderungen zum Jahreswechsel stellte Herr Markus Stier, Dozent und Coach für die Entgeltabrechnung sowie Fachautor für LOHN+GEHALT, gewohnt pointiert vor.

Er erläuterte dabei nicht nur die Änderungen, sondern wies auch auf mögliche praktische Folgen für die HR-Manager, z. B. bei der Beantragung und Gewährung von Brückenteilzeit, hin. Es wurde deutlich, dass sich hieraus neue Herausforderungen bieten, die über den digitalen Arbeitsvertrag einfach gelöst werden können.

Der nächste Infotag der Entgelt und Rente AG findet am 31.01.2020 in Köln statt. Eingeladen sind alle, die sich für die Digitalisierung von HR-Prozessen interessieren oder sich über die Änderungen zum Jahreswechsel informieren möchten.

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Jens Gustenhoven

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Mathias Wülfing

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Softwareentwickler und Dienstleister für die Personalverwaltung

Die Entgelt und Rente AG (E & R) ist ein IT- und Dienstleistungsunternehmen, das auf die Digitalisierung der Personalverwaltung spezialisiert ist. E & R bietet cloudbasierte Software-Lösungen, die die Prozesse in der Personalabteilung automatisieren. Die Lösungen sind modular aufgebaut, intuitiv bedienbar und können individuell ausgestaltet werden. Die einzelnen Module werden über die Online-Plattform HR direkt zentral verfügbar gemacht und gesteuert.
Neben den bewährten Standardlösungen bietet die Entgelt und Rente AG genauso auch Individualprogrammierungen an. Arbeitgeber haben damit die Möglichkeit, mit einer HR-Software zu arbeiten, die ihre Anforderungen und Rahmenbedingungen berücksichtigt. So passen sich die Lösungen dem Kunden an – und nicht umgekehrt.
E & R beschäftigt sich bereits seit 1998 mit der technischen Umsetzung von Personalverwaltungsprozessen. Zurzeit sind ca. 50 Mitarbeiter bei E & R beschäftigt. Der Firmensitz befindet sich in Langenfeld (Nordrhein-Westfalen).

Die Lösungen der Entgelt und Rente AG

Die Entgelt und Rente AG bietet zwei cloudbasierte Software-Lösungen an, den Personalmanager und den Rentenmanager.
Der Personalmanager ist eine Lösung für die Entgeltabrechnung und Personalverwaltung. Über verschiedene Module wie beispielsweise die Entgeltabrechnung, die Zeit- und Urlaubsverwaltung, den Stellenplan oder die Personalentwicklung können die Prozesse in der Personalabteilung effizienter gestaltet werden.
Mit dem Rentenmanager können die betrieblichen Versorgungszusagen und die Auszahlung der Betriebsrenten digital ausgeführt werden. Die Lösung kann alle Arten von Versorgungszusagen, unabhängig von Durchführungsweg, Finanzie-rungsform und Rückdeckung, abbilden.
Die Mitarbeiter können über die Plattform HR direkt selbst auf ihre Daten und Dokumente zugreifen. Dieser Mitarbeiter-Account lässt sich mit weiteren Informationen (Unternehmens-News, Wetter- und Verkehrs-Widgets oder Social Media-Plug-Ins) zu einem Online-Intranet ausbauen.
Neben dem reinen Rechenzentrumsbetrieb kann außerdem die Entgelt- und Reisekostenabrechnung auf die Entgelt und Rente AG ausgelagert werden.
Die Online-Plattform und die Dienstleistung sind zertifiziert, die Speicherung und Verarbeitung der Daten erfolgt bei E & R ausschließlich in Deutschland.
Neben diesen Standardlösungen bietet die Entgelt und Rente AG auch die Programmierung individueller HR-Lösungen an. Dabei können Rahmenbedingungen, bestehende Workflows in der Personalabteilung und spezifische Anforderungen des Unternehmens im jeweils gewünschten Maß berücksichtigt und in die Programmierung eingearbeitet werden. Das Ergebnis ist eine maßgeschneiderte Lösung, die genau passt, ohne überflüssiges Beiwerk.

Entgelt und Rente AG
Solinger Str. 22
40764 Langenfeld
Deutschland